Teguran merupakan bentuk perlawanan yang bertujuan mengoreksi penyimpangan perilaku. Meski begitu, proses penyampaiannya tidak boleh dilakukan sembarangan.
Teguran yang baik adalah teguran yang disampaikan tanpa menghancurkan si penerima pesan. Oleh karena itu, sebagai atasan yang akan menegur bawahan Anda harus berhati-hati dalam memilih kata-kata.
Faktanya, beberapa pemimpin tidak memiliki kemampuan untuk menegur bawahannya secara efektif. Acapkali teguran disampaikan tanpa kendali dengan menggunakan kata-kata kasar sehingga membuat hubungan pemimpin dengan bawahannya menjadi tidak harmonis.
Sejatinya tidak ada standar baku terkait teknik menegur bawahan. Akan tetapi, Anda bisa mempraktikkan 5 tips berikut supaya teguran dapat diterima dengan baik oleh bawahan.
1. Utarakan Pokok Permasalahannya
Pertama sampaikanlah pokok permasalahan di depan, bukan di tengah atau di akhir teguran. Tujuannya supaya penerima pesan bisa langsung tahu apa yang menjadi masalah sekaligus untuk meminimalisasi kesalahan persepsi dan menghindari pembahasan agar tidak meluas.
Saat menyampaikan teguran, usahakan untuk mengungkapkannya secara langsung alias to the point. Sekali lagi, hindari menggunakan makna kias/konotatif supaya tidak terjadi miskomunikasi. Selain dilarang menggunakan kata-kata yang ambigu dan sulit dipahami, sampaikanlah teguran secara tenang, jangan terbawa emosi.
2. Dengarkan Alasan Mereka
Kebanyakan orang lebih menyukai berbicara daripada mendengarkan. Ketika menemukan karyawan yang melakukan kesalahan, coba luangkan waktu untuk berbicara dengan mereka.
Pada teknik menegur bawahan yang kedua ini Anda dituntut untuk menjadi pendengar yang baik. Dengarkan alasannya tanpa berusaha untuk memotong pembicaraan agar Anda bisa mengetahui detailnya dengan jelas.
Untuk menjadi pendengar yang baik, Anda bisa menerapkan beberapa tips. Pertama, Anda harus memberikan respons di waktu yang tepat. Sekalipun mereka telah menyampaikan alasannya, cobalah untuk diam sejenak sebelum merespons. Biasanya jeda akan memancing seseorang untuk bercerita lebih detail.
Kedua, pikirkan dengan baik-baik terkait respons seperti apa yang akan Anda berikan kepada pembicara. Bila ada kata-kata yang kurang jelas, jangan ragu untuk meminta pembicara mengulang kalimatnya.
Terakhir, lakukan klarifikasi untuk memastikan bahwa Anda telah menangkap pesan dengan benar. Klarifikasi bisa dilakukan dengan mengajukan pertanyaan seperti, “Jadi, Anda sering terlambat kerja karena jarak rumah ke kantor yang terlalu jauh?”.
3. Ungkapkan Kekecewaan Anda
Saat mengungkapkan teguran, sebagai pemimpin Anda berhak untuk mengungkapkan kekecewaan terhadap penyimpangan atau masalah yang ditimbulkan oleh bawahan Anda. Menyampaikan kekecewaan secara langsung menandakan bahwa Anda jujur dan terbuka terhadap bawahan Anda.
Karyawan akan merasa senang ketika memiliki atasan yang bersikap terbuka. Keterbukaan seperti ini ke depan akan membantu pemimpin lebih mudah mengarahkan bawahannya untuk membentuk tim yang solid.
Setelah mengungkapkan kekecewaan, ambil jeda untuk mencari tahu bagaimana respons bawahan Anda. Jika dia diam dan menundukkan kepala, artinya apa yang Anda sampaikan dapat diterima.
Sebaliknya, jika bawahan Anda terus mendebat itu berarti dia tidak merasa salah atas perilakunya. Dalam keadaan seperti ini Anda tetap dituntut untuk tenang dan mengungkapkan kekecewaan sekali lagi dan menekankan bahwa penyimpangan perilaku atas alasan apa pun tidak dibenarkan.
4. Buat Mereka Berkomitmen
Ketika bawahan Anda dapat menerima teguran, langkah selanjutnya adalah buat mereka berkomitmen untuk tidak mengulangi kesalahan atau penyimpangan perilaku yang pernah dilakukan. Anda juga bisa menjelaskan konsekuensi yang akan diterima jika mereka kembali melakukan kesalahan.
Setelah itu akhiri dengan kesan yang baik. Katakan pada bawahan Anda, meskipun pernah melakukan kesalahan, dia tetap menjadi bagian penting dari tim dan perusahaan. Berikan motivasi dengan menunjukkan hal baik yang pernah mereka kerjakan di masa lalu.
5. Lakukan Monitoring
Tugas terakhir Anda adalah melakukan monitoring. Sampaikan kepada mereka bahwa Anda akan melakukan pengawasan supaya tidak terjadi kesalahan yang sama. Misalkan suatu hari mereka tetap tidak berubah, jangan ragu untuk memberikan tindakan disiplin sesuai aturan yang ada. Pemutusan hubungan kerja juga bisa menjadi konsekuensi apabila penyimpangan yang dilakukan benar-benar tidak bisa dimaafkan.
Itulah 5 teknik menegur bawahan secara efektif. Semoga cara di atas bisa melatih Anda menjadi seorang pemimpin yang bijaksana dalam bersikap kepada bawahan.